QUY ĐỊNH
Quản lý, sử dụng sổ điểm, hồ sơ điện tử trường THCS Điền Thượng tại năm học 2023-2024 và những năm học tiếp theo

(Ban hành kèm theo Quyết định số 94K/QĐ-THCS.ĐT  ngày 29/9/2023  của Hiệu trưởng Trường THCS Điền Thượng)
***

 Chương I

 QUY ĐỊNH CHUNG

                    Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

            1. Phạm vị điều chỉnh: Quy định về việc quản lý, sử dụng, khai thác sổ điểm, hồ sơ điện tử (SĐ - HSĐT) của trường.

           2. Đối tượng áp dụng: Quy định này được áp dụng đối với cán bộ, giáo viên của trường.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Sổ điểm điện tử: Là dữ liệu điện tử lưu trữ, xử lý toàn bộ kết quả học tập, rèn luyện của các học sinh trong một năm học. Cấp học mầm non: Sổ theo dõi CL về GD Sk chuyên đề trẻ; Cấp tiểu học: Sổ tổng hợp kết quả đánh giá giáo dục tiểu học; Cấp trung học: Sổ theo dõi đánh giá học sinh (sau đây gọi chung là sổ điểm).

Sổ điểm cá nhân: Là sổ của giáo viên ghi lại kết quả học tập, rèn luyện của học sinh (Sổ điểm có đóng dấu kiểm soát của Hiệu trưởng, có bìa cứng in đủ thông tin của giáo viên).

Sổ đăng bộ học sinh: Là dữ liệu điện tử ghi danh sách học sinh nhập học theo từng khoá học và cập nhật theo năm học của mỗi học sinh.

Sổ đăng bộ cán bộ giáo viên: Là dữ liệu điện tử ghi danh sách tóm tắt cán bộ giáo viên công tác tại nhà trường và sự biến động nhân sự (chuyển đi, chuyển đến, nghỉ hưu, thôi việc...)

Giáo án điện tử: Là dữ liệu điện tử ghi Kế hoạch dạy học, Kế hoạch bài dạy. (Giáo án) là kế hoạch, bản thiết kế cho tiến trình lên lớp của giáo viên, được ghi ngắn gọn theo trình tự thực tế sẽ diễn ra trong giờ lên lớp.

Chứng thư số: Chứng thư số là một dạng chứng thư điện tử do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp nhằm cung cấp thông tin định danh cho khóa công khai của một cơ quan, tổ chức, cá nhân, từ đó xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân là người ký chữ ký số bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng.

Điều 3. Yêu cầu chung khi sử dụng các hệ thống

1. Giữ bí mật tài khoản truy cập.

2. Bật, tắt, khởi động, vận hành hệ thống đúng quy trình kỹ thuật.

3. Không tự ý di chuyển trang thiết bị, sử dụng thiết bị vào mục đích khác, cài đặt, gỡ bỏ, thay đổi tham số của phần mềm không theo hướng dẫn.

4. Chấp hành các quy định bảo mật, an toàn thông tin khi quản lý, cập nhật, tra cứu, khai thác các dữ liệu điện tử.

5. In, ký xác nhận định kỳ, đột xuất theo quy định.

Chương II

QUI ĐỊNH VỀ SỬ DỤNG SỔ ĐIỂM ĐIỆN TỬ, SỔ ĐIỂM CÁ NHÂN

Điều 4. Quy định về việc ghi điểm, sửa điểm trong SĐĐT

1. Giáo viên bộ môn trực tiếp nhập điểm vào sổ điểm điện tử. Nếu nhập sai cho phép nhập lại nhưng phải lưu trữ đầy đủ minh chứng cho những trường hợp đó (Sổ điểm cá nhân, bài kiểm tra học sinh, xác nhận của lớp đối với điểm miệng).

2. Sửa điểm của giáo viên bộ môn được kiểm tra, giải trình (khi được yêu cầu). Hồ sơ minh chứng để giải trình gồm:

(a) Sổ điểm cá nhân;

(b) Bài kiểm tra của học sinh làm minh chứng. Nếu là điểm kiểm tra thường xuyên thì điểm đó phải được thể hiện trong sổ đầu bài của lớp(hoặc minh chứng khác phù hợp).

Hạn cuối cùng để sửa chữa điểm là 01 tuần lễ trước khi kiểm tra học kỳ.

3. Trường hợp bài kiểm tra học kỳ, nếu có sửa chữa điểm do nhập sai cũng theo quy trình như mục (b).

Điều 5. Quy định phân công trách nhiệm quản lý SĐĐT

1. Quản lý SĐĐT: Hiệu trưởng và Phó hiệu trưởng.

2. Quản trị SĐĐT: Quản trị hệ thống.

3. In ấn, đóng dấu, lưu trữ, sổ điểm: Quản trị hệ thống, thư kí HĐSP nhà trường.

Điều 6. Quy định về việc nhập điểm trong SĐĐT

1. Giáo viên bộ môn nhập điểm trực tiếp từ sổ điểm cá nhân vào phần mềm theo định kỳ.

2. Điểm số được cập nhật vào SĐĐT phải thống nhất với điểm trong sổ ghi điểm cá nhân của giáo viên.

3. Ban giám hiệu định kì kiểm tra tiến độ, điểm danh, điểm kiểm tra theo quy định vào cuối mỗi tháng của năm học. Kết quả kiểm tra lấy làm căn cứ xếp loại việc thực hiện tiến độ kiểm tra, đánh giá học sinh mỗi tháng/học kì.

4. Việc điều chỉnh các sai sót trong quá trình nhập thông tin, điểm số trên Phần mềm theo đề nghị của giáo viên phải được sự đồng ý của Hiệu trường bằng văn bản (phiếu đề nghị chỉnh sửa số liệu). Khi sửa dữ liệu phải có sự chứng kiến của đại diện Ban giám hiệu, Ban quản trị và người đề nghị chỉnh sửa số liệu và được ghi nhận đầy đủ các điều chỉnh trong hồ sơ lưu trữ.

Điều 7. Quy định nhập điểm vào phần mềm

1. Đối với bài kiểm tra viết: Phải nhập điểm vào phần mềm chậm nhất 1 tuần sau khi tiến hành kiểm tra.

2. Đối với bài kiểm tra thường xuyên và thực hành: Hoàn tất việc nhập điểm vào cuối mỗi tuần.

3. Người nhập dữ liệu phải nhập đủ thông tin và chính xác. Dữ liệu sẽ không sửa chữa được sau khi thoát khỏi phần mềm quản lý điểm.

Điều 8. Quy định sử dụng, bảo quản Sổ điểm cá nhân

Sổ điểm cá nhân là minh chứng về điểm của học sinh.

1. Giáo viên bộ môn xuất sổ điểm cá nhân từ Hệ thống phần mềm để in ấn, đóng dấu vào đầu năm học, có bìa cứng in đủ thông tin của GV, lớp dạy, môn dạy, bìa trong có phần kí xác nhận của hiệu trưởng.

2. GVBM nhập điểm vào phần mềm phải khớp với điểm trong Sổ điểm cá nhân. Việc sửa điểm trên sổ điểm cá nhân được thực hiện theo quy định như trên Sổ gọi tên ghi điểm.

3. GVBM có trách nhiệm sử dụng Sổ điểm cá nhân theo đúng quy định. Khi có thay đổi sổ điểm cá nhân phải được sự đồng ý của Hiệu trưởng và nộp lại sổ cũ.

4. Cuối năm học, giáo viên ký tên xác nhận trên Sổ điểm cá nhân và nộp về nhà trường để lưu trữ.

Điều 9. Quy định sử dụng và bảo quản Sổ theo dõi và đánh giá Hs (Sổ gọi tên và ghi điểm)

Sổ theo dõi và đánh giá Hs (Sổ gọi tên và ghi điểm) là Sổ theo dõi chất lượng giáo dục của học sinh được in từ phần mềm dưới hình thức in thường xuyên và in định kỳ:

1. In thường xuyên để phục vụ cho công tác thanh, kiểm tra và công tác quản lý, sổ điểm in thường xuyên phải ghi rõ ngày tháng năm in.

2. In định kỳ vào thời điểm kết thúc học kỳ I và kết thúc năm học.

Điểu 10. In ấn Sổ theo dõi và đánh giá Hs (Sổ gọi tên và ghi điểm)

Ban quản trị phần mềm hoặc cán bộ văn thư (theo Quyết định tổ quản trị do trường thành lập) có trách nhiệm in ấn, lưu giữ các loại sổ điện tử theo quy định của Bộ GD&ĐT (Bản in và ổ đĩa lưu trữ dữ liệu phải đảm bảo chất lượng lưu trữ lâu dài).

           Sau khi kết thúc học kỳ và năm học người phụ trách CNTT xuất và in ấn SĐĐT đảm bảo tính khoa học, thẩm mĩ; Hiệu trưởng ký duyệt và đóng dấu giáp lai, lưu trữ theo quy định của Bộ GDĐT.

        Điều 11. Lưu trữ các loại Sổ điểm

1. Sau khi kết thúc học kỳ và năm học, xét đề nghị của Ban quản trị, Hiệu trưởng nhà trường quyết định việc khóa sổ điểm.

2. Nhà trường lưu giữ các loại hồ sơ, sổ sách như: Sổ điểm cá nhân, Sổ gọi tên và ghi điểm in từ phần mềm cùng các biên bản đề nghị sửa chữa dữ liệu (đã được đầy đủ các Gv ký xác nhận và trình Hiệu trưởng duyệt, đóng dấu giáp lai theo quy định.

3. Các tệp dữ liệu Sổ điện tử của các lớp cuối mỗi năm học được lưu vào ổ cứng máy tính QLNT để lưu trữ và bảo quản theo đúng quy định lưu trữ hồ sơ.

 Chương III

QUI ĐỊNH VỀ SOẠN, GỬI VÀ KIỂM TRA, PHÊ DUYỆT  GIÁO ÁN ĐIỆN TỬ

   Điều 13. Quy định việc soạn giáo án

        - Giáo án được soạn theo tuần, mỗi tuần một file riêng cho từng môn, đặt tên File theo tuần (VD: KHBD_Hà Văn A_Tuan 1_Toan 6).

      - Giáo án phải được soạn theo mẫu chung của Ban CM nhà trường qui định.

         Điều 14. Qui định về thời gian gửi giáo án lên hệ thống

       - Giáo án phải được giáo viên soạn trước khi dạy.

-  Thời gian giáo viên gửi giáo án lên hệ thống QLGA (tại Vnedu) chậm nhất là ngày thứ 6 của tuần trước tuần thực dạy.

 Điều 15. Qui định đối với việc phê duyệt giáo án của Tổ trưởng chuyên môn (Tổ phó)

- Tổ trưởng, tổ phó chuyên môn có chức năng và trách nhiệm kiểm tra, phê duyệt giáo án của giáo viên trong tổ.

- Qui trình thực hiện kiểm tra, phê duyệt giáo án Gv: (1) Bước 1: Tổ trưởng TCM vào phân hệ QLGA thuộc phần mềm Vnedu để kiểm tra giáo án của giáo viên trong tổ theo từng tuần; (2) Bước 2: Nếu đạt yêu cầu Tổ trưởng (tổ phó) chuyên môn phê duyệt có chữ kí số, nếu chưa đạt yêu cầu gửi trả lại và bút phê nội dung cần điều chỉnh, bổ sung và yêu cầu giáo viên bộ môn phải hoàn thành kịp thời; (3) Bước 3: Kiểm tra, phê duyệt lại đối với các giáo án phải điều chỉnh; (4) Bước 4: Gửi giáo án đã được ký lên BGH phê duyệt.

- Thời gian hoàn thành phê duyệt của tổ trưởng: Chậm nhất ngày thứ 7 của tuần trước tuần thực dạy (đến 20h).

- Tổ trưởng báo cáo lại tình hình phê duyệt hằng tuần cho Ban giám hiệu nếu có GV chưa hoàn thành (sau khi đã đôn đốc, nhắc nhở) hoặc có vấn đề bất thường, vấn đề vượt khả năng giải quyết.

 Điều 16. Qui định việc phê duyệt giáo án của Ban giám hiệu

- Ngày trong ngày thứ 7 của tuần trước tuần thực dạy, đ/c Phó hiệu trưởng sẽ kiểm tra ký duyệt ngay sau khi Tổ trưởng TCM đã hoàn thành việc kiểm tra, phê duyệt và gửi lên hệ thống (sau lúc 20h).

- Chỉ khi được BGH (đ/c Phó hiệu trưởng) ký duyệt thì giáo án của giáo viên mới có hiệu lực để tổ chức giảng dạy trên lớp.

Chương IV

TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC THÀNH VIÊN

  Điều 17. Trách nhiệm của Hiệu trưởng
     1. Bố trí thiết bị máy, cơ sở vật chất, các nguồn lực khác để phục vụ hoạt động của phần mềm QLNT.

           2. Phân công, giao nhiệm vụ cho các cá nhân, bộ phận tham gia quản lý, sử dụng phần mềm QLNT theo đúng chức năng, nhiệm vụ.

           3. Tổ chức tập huấn, hướng dẫn sử dụng, tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ, giáo viên, nhân viên của trường tham gia sử dụng, khai thác phần mềm QLNT.

           4. Quản lý tất cả các tài khoản sử dụng phần mềm QLNT tại đơn vị, kiểm tra việc thực hiện các quy định về bảo mật tài khoản.

           5. Quyết định thời điểm mở, khóa dữ liệu, SĐ-HSĐT, quy định cách thức, thủ tục nhập dữ liệu cho phần mềm. Quyết định thời điểm khóa, mở sổ SĐ- HSĐT và quy định các thủ tục cập nhật điểm, dữ liệu.

           6. Kiểm tra về việc thực hiện quy định về cập nhật điểm số và các thông tin khác của giáo viên, học sinh vào cơ sở dữ liệu của nhà trường.

           7. Xét duyệt học sinh được lên lớp, không được lên lớp, danh hiệu thi đua, phải kiểm tra lại các môn học, rèn luyện hạnh kiểm trong kỳ nghỉ hè. Phê duyệt kết quả đánh giá, xếp loại học sinh trong sổ điểm điện tử sau khi tất cả giáo viên bộ môn và giáo viên chủ nhiệm lớp đã nhập đầy đủ nội dung.

           8. Kiểm tra, đôn đốc việc vào sổ đăng bộ học sinh và quản lý của văn phòng nhà trường, việc tổ chức kê khai học sinh của giáo viên chủ nhiệm lớp; In, ký đóng dấu và hoàn thành việc chốt sổ.

           9. Kiểm tra, đôn đốc việc vào sổ đăng bộ cán bộ, giáo viên công tác tại nhà trường và sự biến động nhân sự.

           10. Sử dụng chứng thư số cá nhân ký phê duyệt, hoặc phân công cấp phó ký phê duyệt giáo án điện tử của giáo viên theo quy định; hướng dẫn tổ chức lưu trữ giáo án điện tử đã được phê duyệt.

           11. Đề nghị cấp có thẩm quyền cung cấp chứng thư số Chính phủ cho đơn vị và cá nhân cán bộ quản lý. Khuyến khích giáo viên sử dụng chứng thư số cá nhân, ký hồ sơ cá nhân và học bạ điện tử (khi sở triển khai sử dụng).

           12. Quyết định xử lý theo thẩm quyền, đề nghị các cấp có thẩm quyền quyết định xử lý đối với tổ chức, cá nhân vi phạm; quyết định khen thưởng theo thẩm quyền, đề nghị cấp có thẩm quyền khen thưởng đối với tổ chức, cá nhân có thành tích trong việc thực hiện quy định này.

           13. Kiểm tra, xét duyệt các kết quả do phần mềm kết xuất.

           14. Định kỳ in sổ điểm, hồ sơ điện tử, ký, đóng dấu và lưu trữ.

        Điều 18. Trách nhiệm của cán bộ quản trị hệ thống CNTT (đ/c Cảnh)

        1. Tham mưu cho Hiệu trưởng để đảm bảo các điều kiện vật chất, trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của phần mềm QLNT.

        2. Quản lý và bảo mật dữ liệu, thường xuyên sao lưu, phòng chống virus.

      3. Kiến nghị với đơn vị cung cấp phần mềm QLNT, cập nhật kịp thời quy chế đánh giá, xếp loại kết quả học tập của học sinh khi có quyết định thay đổi, điều chỉnh từ các cấp quản lý cấp trên.

         4. Hướng dẫn giáo viên trong việc sử dụng phần mềm QLNT, SĐ-HSĐT và chứng thư số cá nhân (nếu có).

        5. Cập nhật dữ liệu ban đầu vào đầu mỗi năm học hoặc có thay đổi theo sự phân công của Hiệu trưởng, Cụ thể:

           - Tạo tài khoản và thông báo cho cán bộ giáo viên; Tạo tham số năm học, tên lớp, tên tổ chuyên môn.

           - Khai báo các thông số hệ thống, môn học.

           - Chuyển hồ sơ học sinh từ năm cũ sang năm mới.

           - Nhập học sinh đầu cấp, học sinh chuyển đến, chuyển đi, chuyển lớp.

         - Xếp danh sách ABC, tinh chỉnh danh sách.

         - Nhập phân công chủ nhiệm, phân công chuyên môn.

        - Xuất sổ điểm cá nhân đầu năm cho lớp, giáo viên chủ nhiệm, giáo viên bộ môn.

          - Theo dõi tiến độ kiểm tra của học sinh.

          - Theo dõi việc sửa điểm của giáo viên.

          - Chuyển dữ liệu học sinh sang phần mềm quản lý thi.

         - Khóa sổ điểm, in sổ điểm lớp vào cuối kỳ hoặc theo yêu cầu của đoàn kiểm tra.

           - Xét học sinh lên lớp sau thi lại.

           - Cung cấp thông tin học sinh lên trang tin điện tử của trường để phục vụ tra cứu và công khai thông tin theo quy định.

           - Theo dõi việc cập nhật số đăng bộ giáo viên, học sinh, in và chốt sổ theo chỉ đạo.

           - Tổ chức lưu trữ và hướng dẫn giáo viên lưu trữ giáo án điện tử đã được phê duyệt.

            Điều 19. Trách nhiệm của giáo viên chủ nhiệm

            1. Tự cập nhật thông tin sơ yếu lý lịch học sinh lớp chủ nhiệm đầu năm học, hoặc cung cấp thông tin để cập nhật và kiểm tra kết quả sau khi đã được bộ phận quản trị cập nhật thông tin.

           2. Hằng ngày hoặc định kỳ cập nhật thông tin điểm diện học sinh theo quy định.

           3. Cập nhật xếp loại hạnh kiểm học sinh của lớp vào cuối mỗi học kỳ, cả năm.

           4. Kiểm tra tính chính xác của điểm trung bình các môn, xếp loại học lực, danh hiệu cuối mỗi học kỳ và cả năm.

         5. Kiểm tra Sổ theo dõi và đánh giá học sinh (Sổ gọi tên ghi điểm) của lớp; giúp hiệu trưởng theo dõi việc kiểm tra cho điểm theo quy định.

           6. Kiểm tra, đánh giá lại kết quả học tập, kết quả rèn luyện (xếp loại hạnh kiểm và học lực) từng học kỳ, cả năm học của học sinh trên phần mềm. Lập danh sách học sinh đề nghị cho lên lớp, không được lên lớp; học sinh được công nhận là học sinh giỏi, học sinh tiên tiến; học sinh phải kiểm tra lại các môn học, học sinh phải rèn luyện về hạnh kiểm trong kỳ nghỉ hè.

           7. Theo dõi, kiểm tra và xác nhận trong Sổ theo dõi và đánh giá học sinh (Sổ gọi tên ghi điểm) các nội dung sau:

           - Kết quả điểm diện trong năm học;

           - Kết quả đánh giá, xếp loại hạnh kiểm và học lực của học sinh;

           - Kết quả được lên lớp hoặc không được lên lớp, công nhận học sinh giỏi, học sinh tiến tiến học kỳ, cả năm học, được lên lớp sau khi kiểm tra lại hoặc rèn luyện lại trong kỳ nghỉ hè;

           - Nhận xét đánh giá kết quả rèn luyện toàn diện của học sinh hàng tuần.

           - In sổ liên lạc, kết quả học tập tu dưỡng cuối kỳ và gửi gia đình học sinh.

           - Cập nhật và đề nghị chốt số đăng bộ học sinh.

            Điều 20. Trách nhiệm của Giáo viên bộ môn

           * Đối với Sổ điểm điện tử

           1. Thực hiện đầy đủ số lần kiểm tra, cho điểm, đánh giá theo quy chế của Bộ Giáo dục và Đào tạo. Trực tiếp nhập điểm, kết quả đánh giá học sinh đảm bảo chính xác, công khai vào Sổ điểm điện tử ngay sau khi ghi điểm vào Sổ điểm (sổ theo dõi và đánh giá học sinh) cá nhân (bản in) của giáo viên.

           2. Thực hiện chức năng kiểm tra điểm trung bình môn học theo học kỳ, cả năm của học sinh.

           3. Thực hiện nhận xét tuần về nề nếp học tập bộ môn do mình trực tiếp giảng dạy.

           4. Kiểm tra và ký xác nhận kết quả được in từ phần mềm vào cuối học kỳ và năm học.

           * Đối với giáo án điện tử (kế hoạch bài học)

           1. Giáo viên thực hiện soạn, ký chữ ký số và gửi lên hệ thống trước 01 tuần đúng thời hạn qui định. Thời hạn để gửi giáo án lên hệ thống là vào thứ 6 hàng tuần.

           2. Giáo án phải soạn đúng mẫu, đảm bảo chất lượng theo qui định.

               Điều 21. Tổ chức thực hiện

            - Việc nhập điểm là trách nhiệm của mỗi giáo viên, người được phân công quản trị chỉ hỗ trợ hướng dẫn, xuất, nhập dữ liệu, xử lý sự cố và quản lý dữ liệu khi cần thiết và khi được giáo viên đề nghị hỗ trợ.

           - Đồng chí Phó hiệu trưởng, các Tổ trưởng CM và  Quản trị viên (đ/c Cảnh) có trách nhiệm thường xuyên đăng nhập vào sổ điểm điện tử tại Vnedu và CSDL ngành để đôn đốc, kiểm tra, giám sát giáo viên thực hiện. Báo cáo kết quả về Hiệu trưởng định kì hàng tháng.